Ξεπερνώντας τα Επικοινωνιακά Εμπόδια στους Οργανισμούς

Αν και όλη η επικοινωνία υπόκειται σε παρεξηγήσεις, η επαγγελματική επικοινωνία είναι ιδιαίτερα δύσκολη. Το υλικό είναι συχνά πολύπλοκο και αμφιλεγόμενο. Επιπλέον, τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης μπορεί να αντιμετωπίσουν περισπασμούς που εκτρέπουν την προσοχή τους. Επιπλέον, οι ευκαιρίες για ανατροφοδότηση είναι συχνά περιορισμένες, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη διόρθωση των παρεξηγήσεων. Τα ακόλουθα εμπόδια επικοινωνίας σε οργανισμούς και τρόποι υπέρβασής τους θα είναι το κύριο θέμα αυτού του άρθρου.

1. Υπερφόρτωση πληροφοριών. Οι υπερβολικές πληροφορίες είναι τόσο κακές όσο και λίγες, επειδή μειώνουν την ικανότητα του κοινού να συγκεντρώνεται αποτελεσματικά στα πιο σημαντικά μηνύματα. Οι άνθρωποι που αντιμετωπίζουν υπερφόρτωση πληροφοριών μερικές φορές προσπαθούν να αντιμετωπίσουν αγνοώντας ορισμένα από τα μηνύματα, καθυστερώντας τις απαντήσεις σε μηνύματα που θεωρούν ασήμαντα, απαντώντας μόνο σε μέρη ορισμένων μηνυμάτων, απαντώντας ανακριβώς σε ορισμένα μηνύματα, αφιερώνοντας λιγότερο χρόνο σε κάθε μήνυμα ή αντιδρώντας μόνο επιφανειακά σε όλα τα μηνύματα.

Για να ξεπεράσετε την υπερφόρτωση πληροφοριών, συνειδητοποιήστε ότι ορισμένες πληροφορίες δεν είναι απαραίτητες και κάντε τις απαραίτητες πληροφορίες εύκολα διαθέσιμες. Δώστε νόημα στις πληροφορίες αντί να τις μεταδώσετε απλώς και θέστε προτεραιότητες για την αντιμετώπιση της ροής πληροφοριών. Κάποιες πληροφορίες δεν είναι απαραίτητες.

2. Πολυπλοκότητα μηνύματος. Κατά τη διατύπωση επαγγελματικών μηνυμάτων, επικοινωνείτε τόσο ως άτομο όσο και ως εκπρόσωπος ενός οργανισμού. Επομένως, πρέπει να προσαρμόσετε τις δικές σας ιδέες και στυλ έτσι ώστε να είναι αποδεκτά από τον εργοδότη σας. Στην πραγματικότητα, μπορεί να σας ζητηθεί περιστασιακά να γράψετε ή να πείτε κάτι με το οποίο διαφωνείτε προσωπικά. Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε ως υπεύθυνος προσλήψεων για την εταιρεία σας. Έχετε πάρει συνέντευξη από έναν υποψήφιο για εργασία που πιστεύετε ότι θα γινόταν εξαιρετικός υπάλληλος, αλλά άλλοι στην εταιρεία έχουν απορρίψει αυτόν τον υποψήφιο. Τώρα πρέπει να γράψετε μια επιστολή απορρίπτοντας τον υποψήφιο: Πρέπει να κοινοποιήσετε το μήνυμα της εταιρείας σας, ανεξάρτητα από τα προσωπικά σας συναισθήματα, μια εργασία που ορισμένοι επικοινωνιολόγοι δυσκολεύονται.

Για να ξεπεράσετε τα εμπόδια των πολύπλοκων μηνυμάτων, διατηρήστε τα σαφή και εύκολα κατανοητά. Χρησιμοποιήστε ισχυρή οργάνωση, καθοδηγήστε τους αναγνώστες λέγοντάς τους τι να περιμένουν, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένη και συγκεκριμένη γλώσσα και εμμείνετε στην ουσία. Φροντίστε να ζητήσετε σχόλια, ώστε να μπορείτε να διευκρινίσετε και να βελτιώσετε το μήνυμά σας.

3. Διαγωνισμός μηνυμάτων. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν συχνά έρχονται αντιμέτωποι με μηνύματα που ανταγωνίζονται για την προσοχή. Εάν μιλάτε στο τηλέφωνο κατά τη σάρωση μιας αναφοράς, και τα δύο μηνύματα είναι κατάλληλα για σύντομη αλλαγή. Ακόμη και τα δικά σας μηνύματα μπορεί να πρέπει να συναγωνιστούν με ποικίλες διακοπές: Το τηλέφωνο χτυπά κάθε πέντε λεπτά, άνθρωποι εισβάλλουν, καλούνται συναντήσεις και δημιουργούνται κρίσεις. Εν ολίγοις, τα μηνύματά σας σπάνια έχουν την αμέριστη προσοχή των δεκτών.

Για να ξεπεράσετε τα εμπόδια του ανταγωνισμού, αποφύγετε να κάνετε απαιτήσεις από έναν δέκτη που δεν έχει το χρόνο να δώσει προσεκτική προσοχή στο μήνυμά σας. Κάντε τα γραπτά μηνύματα οπτικά ελκυστικά και εύκολα κατανοητά και προσπαθήστε να τα παραδώσετε όταν ο παραλήπτης σας έχει χρόνο να τα διαβάσει. Τα προφορικά μηνύματα είναι πιο αποτελεσματικά όταν μπορείτε να μιλήσετε απευθείας στον δέκτη σας (και όχι σε μεσάζοντες ή τηλεφωνητές). Επίσης, φροντίστε να αφιερώσετε αρκετό χρόνο για σημαντικά μηνύματα που λαμβάνετε. Τα επαγγελματικά μηνύματα σπάνια έχουν την πλήρη και αμέριστη προσοχή του κοινού.

4. Διαφορετική κατάσταση. Οι υπάλληλοι χαμηλής θέσης μπορεί να είναι υπερβολικά προσεκτικοί όταν στέλνουν μηνύματα στους διευθυντές και μπορούν να μιλούν μόνο για θέματα που πιστεύουν ότι ενδιαφέρεται ο διευθυντής. οργάνωση. Επιπλέον, το να ανήκεις σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή να είσαι υπεύθυνος για μια συγκεκριμένη εργασία μπορεί να περιορίσει την άποψή σου έτσι ώστε να διαφέρει από τις στάσεις, τις αξίες και τις προσδοκίες των ανθρώπων που ανήκουν σε άλλα τμήματα ή που είναι υπεύθυνοι για άλλα καθήκοντα.

Για να ξεπεραστούν τα εμπόδια κατάστασης, κρατήστε τους διευθυντές και τους συναδέλφους καλά ενήμερους. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους χαμηλότερης θέσης να σας κρατούν ενήμερους με το να είναι δίκαιοι και να σέβονται τις απόψεις τους. Όταν έχετε πληροφορίες που φοβάστε ότι μπορεί να μην αρέσει στο αφεντικό σας, να είστε γενναίοι και να τις μεταφέρετε ούτως ή άλλως. Τα εμπόδια κατάστασης μπορούν να ξεπεραστούν με την προθυμία να δώσετε και να λάβετε άσχημα νέα.

5. Έλλειψη εμπιστοσύνης, Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης είναι ένα δύσκολο πρόβλημα. Άλλα μέλη του οργανισμού δεν γνωρίζουν αν θα ανταποκριθείτε με υποστηρικτικό ή υπεύθυνο τρόπο, επομένως η εμπιστοσύνη μπορεί να είναι επικίνδυνη. Χωρίς εμπιστοσύνη, ωστόσο, η ελεύθερη και ανοιχτή επικοινωνία ουσιαστικά μπλοκάρεται, απειλώντας τη σταθερότητα του οργανισμού. Δεν αρκεί να είσαι ξεκάθαρος στην επικοινωνία σου.

Για να ξεπεράσετε τα εμπόδια εμπιστοσύνης, να είστε ορατοί και προσβάσιμοι. Μην απομονώνεστε πίσω από βοηθούς ή γραμματείς. Μοιραστείτε βασικές πληροφορίες με συναδέλφους και υπαλλήλους, επικοινωνήστε με ειλικρίνεια και συμπεριλάβετε τους υπαλλήλους στη λήψη αποφάσεων. Για να είναι επιτυχής η επικοινωνία, οι οργανισμοί πρέπει να δημιουργήσουν μια ατμόσφαιρα δικαιοσύνης και εμπιστοσύνης.

6. Ανεπαρκείς Δομές Επικοινωνίας. Η οργανωτική επικοινωνία πραγματοποιείται με επίσημους περιορισμούς σχετικά με το ποιος μπορεί να επικοινωνεί με ποιον και ποιος είναι εξουσιοδοτημένος να λαμβάνει αποφάσεις. Ο σχεδιασμός πολύ λίγων επίσημων καναλιών εμποδίζει την αποτελεσματική επικοινωνία. Οι έντονα συγκεντρωτικοί οργανισμοί, ειδικά εκείνοι με υψηλό βαθμό επισημοποίησης, μειώνουν την ικανότητα επικοινωνίας και μειώνουν την τάση για οριζόντια επικοινωνία, περιορίζοντας έτσι την ικανότητα συντονισμού δραστηριοτήτων και αποφάσεων. Οι ψηλοί οργανισμοί τείνουν να παρέχουν πάρα πολλούς κάθετους συνδέσμους επικοινωνίας, επομένως τα μηνύματα παραμορφώνονται καθώς κινούνται στα επίπεδα του οργανισμού.

Για να ξεπεραστούν τα δομικά εμπόδια, προσφέρετε ευκαιρίες για επικοινωνία προς τα πάνω, προς τα κάτω και οριζόντια (χρησιμοποιώντας τεχνικές όπως έρευνες εργαζομένων, πολιτικές ανοιχτής πόρτας, ενημερωτικά δελτία, σημειώσεις και ομάδες εργασιών). Προσπαθήστε να μειώσετε τα ιεραρχικά επίπεδα, να αυξήσετε τον συντονισμό μεταξύ των τμημάτων και να ενθαρρύνετε την αμφίδρομη επικοινωνία.

7. Λανθασμένη Επιλογή Μέσου. Εάν επιλέξετε ένα ακατάλληλο μέσο επικοινωνίας, το μήνυμά σας μπορεί να παραμορφωθεί έτσι ώστε να αποκλειστεί το επιδιωκόμενο νόημα. Μπορείτε να επιλέξετε το καταλληλότερο μέσο αντιστοιχίζοντας την επιλογή σας με τη φύση του μηνύματος και της ομάδας ή του ατόμου που θα το λάβει. Η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο είναι το πιο πλούσιο μέσο γιατί είναι προσωπικό, παρέχει άμεση ανατροφοδότηση, μεταδίδει πληροφορίες τόσο από λεκτικές όσο και από μη λεκτικές ενδείξεις και μεταφέρει το συναίσθημα πίσω από το μήνυμα. Τα τηλέφωνα και άλλα διαδραστικά ηλεκτρονικά μέσα δεν είναι τόσο πλούσια. Παρόλο που επιτρέπουν την άμεση ανατροφοδότηση, δεν παρέχουν οπτικές μη λεκτικές ενδείξεις όπως εκφράσεις προσώπου, οπτική επαφή και κινήσεις του σώματος. Τα γραπτά μέσα μπορούν να εξατομικευτούν μέσω σημειώσεων, επιστολών και αναφορών, αλλά δεν διαθέτουν την άμεση ανατροφοδότηση και τα οπτικά και φωνητικά μη λεκτικά στοιχεία που συμβάλλουν στο νόημα του μηνύματος. Τα πιο λιτά μέσα είναι γενικά απρόσωπα γραπτά μηνύματα, όπως δελτία, φυλλάδια και τυπικές αναφορές. Όχι μόνο τους λείπει η ικανότητα να μεταδίδουν μη λεκτικά στοιχεία και να δίνουν ανατροφοδότηση, αλλά εξαλείφουν επίσης κάθε προσωπική εστίαση.

Για να ξεπεράσετε τα εμπόδια μέσων, επιλέξτε τα πιο πλούσια μέσα χωρίς ρουτίνα, πολύπλοκα μηνύματα. Χρησιμοποιήστε εμπλουτισμένα μέσα για να επεκτείνετε και να εξανθρωπίσετε την παρουσία σας σε ολόκληρο τον οργανισμό, για να μεταδώσετε τη φροντίδα και το προσωπικό ενδιαφέρον στους υπαλλήλους και να κερδίσετε τη δέσμευση των εργαζομένων στους οργανωτικούς στόχους. Χρησιμοποιήστε πιο λιτά μέσα για να μεταδώσετε απλά, συνηθισμένα μηνύματα. Μπορείτε να στείλετε πληροφορίες όπως στατιστικά στοιχεία, γεγονότα, αριθμοί και συμπεράσματα μέσω ενός σημειώματος, σημειώματος ή γραπτής αναφοράς

8. Κλίμα κλειστής επικοινωνίας. Το επικοινωνιακό κλίμα επηρεάζεται από το στυλ διαχείρισης και ένα κατευθυντικό, αυταρχικό στυλ εμποδίζει την ελεύθερη και ανοιχτή ανταλλαγή πληροφοριών που χαρακτηρίζει την καλή επικοινωνία.

Για να ξεπεράσετε τα κλιματικά εμπόδια, αφιερώστε περισσότερο χρόνο στην ακρόαση παρά στην έκδοση εντολών.

9. Ανήθικη Επικοινωνία. Ένας οργανισμός δεν μπορεί να δημιουργεί παράνομα ή ανήθικα μηνύματα και να εξακολουθεί να είναι αξιόπιστος ή επιτυχημένος μακροπρόθεσμα. Οι σχέσεις εντός και εκτός του οργανισμού εξαρτώνται από εμπιστοσύνη και δικαιοσύνη.

Για να ξεπεράσετε τα εμπόδια ηθικής, βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που θα έπρεπε να υπάρχουν. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι επαρκείς και σχετικές με την κατάσταση. Και βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι απολύτως αληθές, όχι παραπλανητικό με κανέναν τρόπο.

10. Αναποτελεσματική Επικοινωνία. Η παραγωγή άχρηστων μηνυμάτων σπαταλά χρόνο και πόρους και συμβάλλει στην υπερφόρτωση πληροφοριών που αναφέρθηκε ήδη.

Μειώστε τον αριθμό των μηνυμάτων σκεπτόμενοι δύο φορές πριν στείλετε ένα. Στη συνέχεια, επιταχύνετε τη διαδικασία, πρώτον, προετοιμάζοντας σωστά τα μηνύματα την πρώτη φορά και, δεύτερον, τυποποιώντας τη μορφή και το υλικό όταν χρειάζεται. Να είστε σαφείς σχετικά με τις εργασίες γραφής που δέχεστε καθώς και με αυτές που αναθέτετε.

11. Φυσικοί περισπασμοί. Τα εμπόδια επικοινωνίας είναι συχνά φυσικά: κακές συνδέσεις, κακή ακουστική, δυσανάγνωστο αντίγραφο. Παρόλο που ο θόρυβος ή αυτό το είδος φαίνεται ασήμαντο, μπορεί να μπλοκάρει εντελώς ένα κατά τα άλλα αποτελεσματικό μήνυμα. Ο δέκτης σας μπορεί επίσης να αποσπαστεί από μια άβολη καρέκλα, κακό φωτισμό ή κάποια άλλη ενοχλητική κατάσταση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το εμπόδιο μπορεί να σχετίζεται με την υγεία του δέκτη. Η διαταραχή ακοής ή όρασης ή ακόμα και πονοκέφαλος μπορεί να επηρεάσει τη λήψη ενός μηνύματος. Αυτές οι ενοχλήσεις γενικά δεν εμποδίζουν εντελώς την επικοινωνία, αλλά μπορεί να μειώσουν τη συγκέντρωση του δέκτη.

Για να ξεπεράσετε τους σωματικούς περισπασμούς, προσπαθήστε να ετοιμάσετε καλά γραμμένα έγγραφα που είναι σαφή, συνοπτικά και περιεκτικά. Κατά την προετοιμασία προφορικών παρουσιάσεων, προσπαθήστε να βρείτε μια ρύθμιση που επιτρέπει στο κοινό να βλέπει και να ακούει καθαρά τον ομιλητή.



Source by Martin Hahn

Σχολιάστε