Πώς να ξεκινήσετε μια λέσχη, ομάδα ή οργανισμό

Έναρξη λέσχης

Υπάρχουν δεκάδες εκατομμύρια ενεργοί σύλλογοι μόνο στις Ηνωμένες Πολιτείες. Υπάρχουν τόσοι τύποι συλλόγων όσα και αμοιβαία ενδιαφέροντα μεταξύ των ανθρώπων. Υπάρχουν λέσχες κοινωνικοποίησης, υπεράσπισης, ευαισθητοποίησης, σχολικών δραστηριοτήτων, εθελοντισμού, ανταλλαγής πληροφοριών, αθλητισμού, επαγγελματικής ανάπτυξης, θρησκείας, πολιτιστικών, οικονομικών, κ.λπ. για να τα δημιουργήσετε και να τα εκτελέσετε καλύτερα. Πολλές ιδέες για συλλόγους δεν ξεκινούν ποτέ ή δεν βγαίνουν ποτέ στην πραγματικότητα επειδή γίνονται μερικά κοινά λάθη – λάθη που γίνονται κυριολεκτικά εκατομμύρια φορές. Αν και δεν υπάρχουν δύο όμοιοι σύλλογοι, συγκεντρώνουμε πολλές από τις καλύτερες συμβουλές και κόλπα για την έναρξη ενός συλλόγου σε αυτήν την ανάρτηση – ώστε να μπορείτε να μάθετε από την πλάτη άλλων στη δημιουργία του δικού σας επιτυχημένου κλαμπ.

Συνειδητοποιήστε ότι η δέσμευση χρόνου είναι πάντα περισσότερο από ό,τι νομίζετε Ο ενθουσιασμός και η διασκέδαση της ιδέας της ίδρυσης ενός συλλόγου ακολουθείται πάντα στενά από την πραγματικότητα της προσπάθειας που θα χρειαστεί για να πετύχει. Ακριβώς όπως στην επιχείρηση ή σε οποιοδήποτε άλλο εγχείρημα, μια εξαιρετική ιδέα λειτουργεί αρκεί να μπορεί να εκτελεστεί καλά. Ποιος θέλει να δημιουργήσει έναν αποτυχημένο σύλλογο όσο σπουδαία και αν είναι η ιδέα; Σχεδόν σε κάθε σύλλογο, οι ηγέτες, οι διοργανωτές και οι βασικοί συμμετέχοντες πρέπει να «δωρίσουν» τον ελεύθερο χρόνο και την προσπάθεια τους για να κάνουν τον σύλλογο να φέρει εις πέρας την αποστολή του. Ο περιορισμένος χρόνος, οι περιορισμένοι πόροι, η συντριπτική αδράνεια που προκαλεί ο κόσμος να αναλάβει δράση είναι μόνο μερικοί από τους μεγάλους λόγους για τους οποίους οι σύλλογοι καταλήγουν να αποτυγχάνουν. Φυσικά, οι σύλλογοι ξεκινούν συχνά λόγω έντονου ενδιαφέροντος και επομένως πρέπει να αξιοποιήσετε το επίπεδο ισχυρού ενδιαφέροντος για επιτυχημένη δράση για την ομάδα.

Καθορίστε την αποστολή και τον στόχο για τον σύλλογο

Τα περισσότερα μάτια γουρλώνουν όταν ακούν ότι πρέπει να δημιουργήσουν μια δήλωση αποστολής. Πολλοί έχουν εμπλακεί σε μια εταιρική άσκηση για τη δημιουργία μιας δήλωσης αποστολής όπου συχνά καταλήγετε με ένα σωρό κενά λέξεις που δεν έχουν πραγματικό νόημα και όλοι τις ξεχνούν. Συχνά οι άνθρωποι «αισθάνονται» ότι ξέρουν ποια είναι η αποστολή, αλλά όταν προσπαθούν να την διατυπώσουν, δεν μπορούν. Αυτό δεν σημαίνει ότι μια ομάδα δεν μπορεί να είναι επιτυχής χωρίς μια δήλωση αποστολής – ωστόσο, όταν βρίσκετε τους στόχους μπορείτε να βοηθήσετε να ξεκαθαρίσετε στο μυαλό σας ποιος είναι ο μακροπρόθεσμος στόχος και να βοηθήσετε να το κοινοποιήσετε στους άλλους. Η αποστολή σας μπορεί να είναι να προωθήσετε μια πολιτική ατζέντα ή να αυξήσετε την περιβαλλοντική συνείδηση ​​ή μπορεί απλώς να κοινωνικοποιηθείτε και να βρείτε μελλοντικές ημερομηνίες – μπορεί να είναι όλα αυτά – ό,τι κι αν είναι, όσο πιο ξεκάθαρα διατυπώνεται το όραμα, τόσο περισσότερο ότι κατευθύνετε τις προσπάθειές σας προς την επίτευξη αυτού του οράματος.

Δημιουργήστε τη δομή που χρειάζεστε

Ορισμένες ομάδες είναι τόσο καλά οργανωμένες που καθιερώνουν αξιωματικούς, δημιουργούν ένα σύνταγμα, δημιουργούν ακόμη και διαδικασίες για την τροποποίηση του συντάγματος και τον διορισμό, την εκλογή και την απομάκρυνση αξιωματικών. Αυτοί οι τύποι διαδικασιών είναι χρήσιμες, ακόμη και κρίσιμες όταν μια ομάδα κλιμακώνεται – διαφορετικά ακολουθεί αναρχία. Ωστόσο, οι περισσότερες ομάδες που ξεκινούν δεν χρειάζονται απαραίτητα μια μίνι κυβέρνηση. Πολλές ομάδες ξεκινούν απλώς με μερικές διαδικασίες μικρότερου βάρους:

Αξιωματικοί: συνήθως υπάρχει ένας πρόεδρος (ο αρχηγός), αντιπρόεδρος (2ος στη διοίκηση και συχνά επικεφαλής πολλών σημαντικών πρωτοβουλιών), ταμίας (που χειρίζεται τα κεφάλαια), γραμματέας (που φροντίζει για τα πρακτικά της συνεδρίασης, τα επόμενα βήματα κ.λπ.). Ανάλογα με τις ανάγκες της ομάδας σας, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν υπεύθυνο δημοσιότητας, webmaster, ιστορικό κ.λπ. Είναι πολύ χρήσιμο να ορίσετε και τους ρόλους, ειδικά ποιος έχει το δικαίωμα να αποφασίσει τι. Για παράδειγμα, ορισμένες ομάδες θα απαιτήσουν από τον ταμία να συνυπογράψει τυχόν επιταγές με τον πρόεδρο. Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει έλεγχος και ισορροπία εντός της ομάδας στα χρήματα.

Εάν είστε αρκετά σοβαροί, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενσωματώνετε συχνά ως μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Η ενσωμάτωση έχει πολλά οφέλη, όπως τον περιορισμό της ευθύνης των μελών από χρέη και ευθύνες. Η ενσωμάτωση παρέχει επίσης αυξημένα επίπεδα «μονιμότητας» και μπορεί να σας βοηθήσει με τη χρηματοδότηση.

Συσκέψεις: συνήθως μια περιοδική συνάντηση ή μια εκδήλωση βοηθά στη διατήρηση των πραγμάτων στην ομάδα και στην αύξηση της δραστηριότητας. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για τα μέλη της ομάδας να βοηθήσουν να συμμετέχουν σε εκδηλώσεις και να γνωριστούν καλύτερα και να μοιραστούν πληροφορίες. Εάν πραγματοποιείτε συσκέψεις, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο λειτουργίας των συσκέψεων που οδηγεί στην επόμενη ενότητα.

Διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων

Οι συναντήσεις με κακή διεξαγωγή αντανακλούν άσχημα τους ηγέτες και είναι μεγάλο χάσιμο χρόνου για τους συμμετέχοντες. Ενώ υπάρχουν ολόκληρα βιβλία γραμμένα για επιτυχημένες συναντήσεις, ακολουθούν μερικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι αξιοποιείτε στο έπακρο κάθε συνάντηση που φιλοξενείτε. Πρώτα, ορίστε και δημοσιεύστε μια ατζέντα. Η συνάντηση πρέπει να έχει έναν σκοπό και οι συμμετέχοντες μπορεί να χρειαστεί να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Πολύ λίγες συναντήσεις απαιτούν μια έκπληξη για να είναι αποτελεσματικές. Η ατζέντα σας βοηθά επίσης να σας αποτρέψει από το να απομακρυνθείτε από την πορεία σας. Πολλές ομάδες έχουν άτομα που θέλουν να εκφράσουν τις απόψεις τους – οδηγώντας τους πάντες κάτω από την παροιμιώδη «ράχη». Μια ημερήσια διάταξη σάς βοηθά να επιβεβαιώσετε εάν αυτή η συνάντηση είναι το κατάλληλο μέρος για να αντιμετωπίσετε αυτά τα ζητήματα ή εάν πρέπει να την “καταθέσετε” σε άλλη συνάντηση. Να έχετε πάντα ένα επιθυμητό αποτέλεσμα για τη συνάντηση (π.χ. να συμφωνήσετε για μια συγκεκριμένη πρωτοβουλία ή να κάνετε καταιγισμό ιδεών και να βρείτε 3 ιδέες για τις εκδηλώσεις του επόμενου έτους). Συχνά θα εκπλαγείτε με το πόσο καλύτερα προετοιμασμένοι κάνετε μια συνάντηση, απλώς σκεφτόμενοι τι είδους απόφαση ή αποτέλεσμα θέλετε από τη συνάντηση. Κατανοήστε ποιος πρέπει να είναι εκεί και ποιοι είναι οι ρόλοι για τους συμμετέχοντες. Ξεκινήστε τη συνάντηση εγκαίρως.

Πολλές ομάδες έχουν διορισμένο γραμματέα που παρακολουθεί τα «πρακτικά» της συνεδρίασης – τι συζητήθηκε και συγκεκριμένα, τυχόν συμπεράσματα που έγιναν και τυχόν θέματα που θα κατατεθούν για μελλοντική συζήτηση. Αυτό μπορεί να δημοσιευτεί ώστε να υπάρχει ένα ιστορικό αρχείο, ώστε τα μέλη να μπορούν πάντα να επιστρέφουν και να παρακολουθούν τι συνέβη.

Όταν ολοκληρώσετε τη σύσκεψη, βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε ποια είναι τα “στοιχεία ενέργειας”. Ποιο είναι το επόμενο βήμα – ποιος κάνει τι, και μέχρι πότε και ποιος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση. Συχνά, είναι χρήσιμο να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να προγραμματίσετε την επόμενη συνάντηση.

Πολλές ομάδες ξεκινούν με μια εναρκτήρια συνάντηση για να συζητήσουν τον σύλλογο και τον τρόπο λειτουργίας του. Αυτή πρέπει να είναι η πρώτη σας συνάντηση.

Χρηματοδότηση και Προϋπολογισμός

Οι περισσότεροι σύλλογοι πρέπει να ξοδέψουν χρήματα για να εκτελέσουν δραστηριότητες, να εκτυπώσουν φυλλάδια, να φιλοξενήσουν μια διάλεξη κ.λπ. Για να ξοδέψουν χρήματα ο σύλλογος πρέπει να πάρει χρήματα και υπάρχουν διάφοροι τρόποι χρηματοδότησης των δραστηριοτήτων του συλλόγου. Η χρηματοδότηση μπορεί να επιτευχθεί από τα ίδια τα μέλη μέσω συνδρομών μελών, αμοιβών δραστηριότητας, δωρεών. Η χρηματοδότηση μπορεί επίσης να ληφθεί μέσω μιας ποικιλίας δραστηριοτήτων συγκέντρωσης κεφαλαίων, όπως πώληση ψησίματος, πώληση γκαράζ, πλύσιμο αυτοκινήτων.

Πολλές εταιρείες και κυβερνητικά ιδρύματα χρηματοδοτούν και χορηγούν επίσης ομάδες. Οι αιτήσεις επιχορήγησης μπορούν να συμπληρωθούν για να διαπιστωθεί εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις για αυτόν τον τύπο χρηματοδότησης. Δεν χρειάζεται όλη η χρηματοδότηση να είναι μετρητά. Ορισμένες εταιρείες, για παράδειγμα, μπορεί να παρέχουν εξοπλισμό ή ένα μέρος για τη διεξαγωγή μιας εκδήλωσης ή πρακτικής. Μπορεί να ζητήσουν κάποια μορφή χορηγίας, για παράδειγμα, ένα banner που εμφανίζεται σε μια εκδήλωση.

Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να συνδεθείτε με εθνικά, κρατικά και περιφερειακά κεφάλαια παρόμοιων ομάδων συμφερόντων. Μπορούν να είναι καλές πηγές χρηματοδότησης οι ίδιοι ή να σας παρέχουν πολύτιμες γνώσεις για το πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα του συλλόγου σας.

Κατεβάστε τα παξιμάδια και τα μπουλόνια

Κάθε σύλλογος έχει ένα βασικό σύνολο λειτουργιών που τον βοηθούν να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό για τους ηγέτες και τα μέλη να βρίσκονται σε μια ομάδα με κακή διαχείριση. Ως αποτέλεσμα, η ιδιότητα μέλους, και το πιο σημαντικό, η συμμετοχή θα αρχίσει να μειώνεται. Εδώ είναι μερικά βασικά:

  • Αποκτήστε ένα ενημερωμένο ρόστερ. Είναι σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε ποιος είναι στην ομάδα, πώς τους προσεγγίζετε και ποιους ρόλους παίζουν, ποια είναι η ιδιότητα μέλους τους κ.λπ. Υπάρχουν πολλά ηλεκτρονικά και διαδικτυακά εργαλεία για να σας βοηθήσουν, όπως υπολογιστικά φύλλα, έγγραφα επεξεργασίας κειμένου κ.λπ. .
  • Δημιουργήστε μια ομάδα λίστας email. Η επικοινωνία με την ομάδα είναι σημαντική και το να το κάνετε εύκολα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογείτε 50 email κάθε φορά θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Η λήψη μιας αυτοδιαχειριζόμενης λίστας ομάδων email θα σας εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες.
  • Δημιουργήστε έναν ιστότοπο. Ένας ιστότοπος είναι σημαντικός για την αποστολή μηνυμάτων όχι μόνο στην ομάδα αλλά και στην ευρύτερη κοινότητα. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τους ανθρώπους τι συμβαίνει (μελλοντικά γεγονότα, πώς να εμπλακούν, κ.λπ.), ποια είναι τα επιτεύγματα της ομάδας, ώστε να ενισχύσετε τους δεσμούς μέσα στην ομάδα και επίσης να στρατολογήσετε περισσότερα μέλη. Και πάλι, προσπαθήστε να μείνετε μακριά από λύσεις που απαιτούν από έναν webmaster να κάνει οποιαδήποτε αλλαγή. Μπορεί να μην έχετε webmaster στην ομάδα και επιπλέον, δεν θέλετε να συμφορήσετε όλες τις δραστηριότητές σας μέσω ενός ατόμου. Αξιζε? Το να είσαι μέλος των συλλόγων είναι σημαντικό μέρος της καθημερινότητας. Η δημιουργία συλλόγων απαιτεί προσπάθεια, αλλά η ανταμοιβή είναι ξεκάθαρη. Ως διοργανωτής, μπορεί να πιστεύετε ότι είναι μια άχαρη δουλειά, αλλά έχετε κατά νου ότι οι άνθρωποι δεν θα συμμετείχαν και δεν θα συμμετείχαν αν δεν έβλεπαν αξία σε αυτήν.

Ελπίζω αυτές οι συμβουλές να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε τους καλύτερους δυνατούς συλλόγους. Στο επόμενο μέρος, θα εξετάσουμε πώς να διαχειρίζεστε συλλόγους – ένα εντελώς διαφορετικό «θηρίο» για διαχείριση.

Υπάρχουν πολλές άλλες βέλτιστες πρακτικές εκεί έξω. Εάν έχετε ιδέες και προτάσεις για την έναρξη συλλόγων, δημοσιεύστε τα σχόλιά σας – θα θέλαμε να τα ακούσουμε και να βοηθήσουμε να τα καταστήσουμε διαθέσιμα σε όλους τους άλλους διοργανωτές συλλόγων που αφιερώνουν χρόνο για να ακολουθήσουν τα πάθη τους.



Source by Andrew Yang

Σχολιάστε